Comment régler facilement vos factures ? Découvrez dans cet article quelques conseils pratiques.
Évitez la collecte manuelle de factures
La collecte manuelle de factures est depuis des décennies ancrée dans les habitudes des particuliers et des entreprises françaises.
Cependant, cette procédure est loin d’être la plus adaptée. En effet, elle s’avère relativement coûteuse et complexe.
Elle exige également une procédure trop longue qui demande de mobiliser beaucoup de ressources.
La collecte manuelle de facture peut aussi être une source de retard dans les paiements. Partant de ce fait, l’idéal pour ne pas perdre plus de temps et d’énergie serait d’opter pour un mode de collecte automatique.
C’est le moyen par excellence pour éviter de faire une chasse aux factures ou d’accuser du retard dans le paiement.
Procédure pratique de collecte des factures
Pour collecter vos factures de manière automatique, commencez par demander à chacun des fournisseurs de laisser les factures qu’il émet, sur un espace dédié à la clientèle. Ensuite, centralisez la réception de vos dépenses en adoptant une adresse mail unique.
Enfin, servez-vous d’une application mobile qui vous permettra de photographier les factures, de les scanner et de gérer avec précision les différentes notes de frais.
Pour bien choisir votre application, vous pouvez consulter un classement des meilleures applications de gestion sur internet. Vous avez également la possibilité d’obtenir une recommandation d’un entrepreneur ou un professionnel habitué à ce type d’applications.
C’est un outil essentiel pour éviter d’empiler des factures impayées.
Regroupez toutes vos factures au même endroit
Peu importe la solution que vous adoptez pour la collecte de vos factures, assurez-vous de toutes les ranger au même endroit.
C’est la meilleure alternative si vous voulez avoir une idée précise de vos dépenses et gérer facilement vos factures.
Dans la pratique, il vous faudra absolument prévoir un logiciel de gestion de vos factures. Ledit logiciel vous permettra de :
- Traiter de manière automatique vos factures ;
- Retrouver aisément vos différentes pièces comptables ;
- Gérer l’écart éventuel entre les factures et les commandes ;
- Valider tous les paiements et conserver une bonne traçabilité.
Un logiciel de gestion de factures est également utile pour faciliter la tâche au comptable. Cela lui permet de gagner du temps, surtout lorsqu’il se retrouve déjà à la fin de son exercice.
Autres avantages de la gestion centralisée
Il faut malgré tout préciser qu’il n’est pas du tout aisé de passer des heures à chercher des factures rangées n’importe où. C’est pourquoi faire une gestion centralisée de ses dépenses et de ses factures en général est la meilleure stratégie pour garder la main mise sur sa trésorerie.
La centralisation des factures est aussi une bonne alternative pour une gestion automatisée des tâches chronophages. De cette manière, les opérations les moins intéressantes sont rapidement gérées par un logiciel performant et vous n’avez plus besoin d’y penser.
Outre cela, il est aussi important de choisir le bon logiciel de gestion. En la matière, ne faites pas confiance aux logiciels gratuits. Ils sont souvent très limités. Faites plutôt des recherches sur internet, afin de découvrir les meilleurs logiciels de gestion de factures du marché.
L’automatisation des paiements : une solution pratique
Plutôt que de vous occuper manuellement du paiement de tous vos fournisseurs, vous pourrez opter pour une solution plus automatique.
Cela vous offre dans la pratique de multiples avantages à savoir :
- La réduction des cas d’omission ;
- La précision dans les transactions ;
- La facilitation des procédures de paiement ;
- La réduction des risques de pénalité ;
- La conformité dans les transactions ; etc.
Les avantages liés à l’automatisation des dépenses sont multiples et aboutissent tous à une meilleure gestion de votre trésorerie. Pensez donc à adopter cette solution dès que possible, pour optimiser facilement vos dépenses.
Évitez si possible d’accumuler des factures impayées !
Si vous accumulez des factures impayées, vous aurez sans aucun doute beaucoup de mal à les régler. Alors, évitez au maximum d’en empiler.
Payez toujours vos factures au fur et à mesure qu’elles arrivent. À cet effet, il est souvent recommandé d’établir un plan qui vous permettra de régler de manière presque automatique vos différentes dépenses.
Vous pourrez par exemple opter pour un système de paiement hebdomadaire, pour le règlement de certaines factures qui arrivent chaque semaine. Selon vos revenus et en tenant compte de la fréquence de vos dépenses, vous pourrez mettre en place la stratégie qui vous conviendra le mieux.
En somme, pour régler en temps réel ses factures, il est important de faire preuve d’un minimum d’organisation.
C’est indispensable ! Vous devez également vous servir des technologies disponibles sur le marché pour faciliter la gestion de vos dépenses, simplifier et automatiser le paiement de vos différentes factures.
