Comment optimiser le temps de travail dans votre pharmacie ?

Jusqu’à un passé récent, l’improvisation au niveau de certains aspects de la gestion d’une pharmacie pouvait être tolérée.

En effet, ces centres de distribution de médicaments avaient du mal à planifier efficacement les horaires de travail et à piloter leur activité. Cette époque est aujourd’hui révolue.

Il est désormais facile de répondre convenablement à la demande de plus en plus exigeante des consommateurs, grâce à une parfaite organisation du temps de travail.

Il suffit pour cela de connaître les bonnes pratiques à adopter pour réussir à optimiser vos résultats.

Découvrez ces pratiques à travers le présent article.

Maîtriser les contours de votre activité

La maîtrise des contours de votre activité est importante, même si vous devez opter pour un outil de gestion de temps de travail tel que Timeskipper. En effet, l’activité d’une pharmacie ne se limite pas seulement à la vente de médicaments. Avant et après cette opération, il existe d’autres tâches tout aussi importantes.

Parmi celles-ci, figurent le service et le conseil au comptoir, les rendez-vous personnalisés, la réception et le rangement des commandes ainsi que l’accompagnement au sein des espaces beauté et bien-être.

Avec le développement des applications de messagerie, les réceptions d’ordonnances numériques viennent également s’ajouter à la liste. Bien connaître ces différentes tâches vous permet de les hiérarchiser et de déterminer leur durée.

Déterminer la durée de réalisation par tâche

Avoir une idée approximative de la durée de chaque tâche permet une parfaite optimisation du temps de travail. A cet effet, vous pouvez évaluer chaque tâche sur une période donnée et essayer de déterminer le temps moyen nécessaire pour sa réalisation.

Priorisez les produits nécessitant un service de conseil et donc une durée plus ou moins importante. Pour les produits en libre-service, vous pouvez attribuer une durée comprise entre une et trois minutes. Tenez également compte du service de livraison si votre pharmacie le propose.

Les tâches relatives à la gestion de l’officine doivent faire l’objet d’une grande attention, en termes d’estimation de durée.

Elles regroupent entre autres la gestion des commandes, la gestion du stock, la gestion commerciale, celle des différentes équipes qui travaillent au sein de la pharmacie et plus encore. Bien évidemment, tout cela requiert un travail important et minutieux. Mais dès lors que vous y parvenez, le reste devient plus facile.

Faire des prévisions de ventes par produit et service

Faire des prévisions de ventes par produit et service
Faire des prévisions de ventes par produit et service

Dès lors que vous connaissez la durée nécessaire à la réalisation de chaque tâche, vous devrez ensuite estimer le nombre de fois que se produisent les situations qui la provoquent.

Il faudra pour cela maîtriser les flux de vos clients et de vos produits.

Vous aurez donc besoin de connaître les types de produits et services vendus et le moment de la journée où ils le sont.

Ceci vous permet en effet d’affecter le nombre de personnes nécessaires à chaque tâche et au bon moment. C’est ce qui fera la force de votre pharmacie et la distinguera de plusieurs autres.

La prise en charge de la clientèle sera optimisée et cette dernière ne manquera pas de vous apprécier sur ce point. Pour réussir une anticipation efficace des ventes, vous pouvez procéder comme suit :

  • Étudiez les statistiques au niveau de la caisse: cette démarche vous permet de déterminer la quantité de produits ou services vendus par catégorie.
  • Recherchez les situations ayant provoqué les ventes: il peut s’agir d’une pandémie, d’une promotion ou de tout autre évènement.
  • Actualisez les informations ci-dessus en fonction des nouvelles ventes : cela vous permet de mieux anticiper les ventes au niveau de votre pharmacie.

En procédant de cette façon, vous pourrez aisément calculer les charges de travail par tâche.

Bien répartir les charges de travail

Dès lors que vous connaissez la charge de travail par tâche, il devient plus facile de faire la répartition entre vos collaborateurs. Vous n’avez qu’à tenir compte de la qualification de chaque collaborateur pour pouvoir effectuer une répartition efficace.

Surtout, évitez les surcharges et les heures de travail où aucune activité ne se déroule. Essayez d’affecter le nombre de personnes qu’il faut pour la gestion des tâches occasionnelles afin d’éviter qu’elles ne traînent.

La gestion des imprévus

Il peut arriver que vous soyez confronté à une ou plusieurs tâches imprévues. Savoir anticiper la gestion à ce niveau est aussi très important pour éviter le ralentissement du rythme des activités.

Pour cela, vous devez être en mesure de déterminer les tâches qui peuvent attendre afin d’affecter vos collaborateurs aux tâches liées à l’imprévu. Mais attention à veiller à ce que ce soit la bonne personne qui soit affectée à la tâche imprévue.

Bien qu’il s’agisse d’imprévu, il faut également une certaine efficacité dans sa réalisation. Vous pouvez toujours permuter les rôles dans l’instant pour libérer la personne compétente pour la tâche.

Une bonne gestion des imprévus vous évite les pertes de temps qui pourraient en résulter. Anticipez ainsi les possibles imprévus qui peut subvenir et prévoyez un plan de sortie.

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